Politique de confidentialité

1. Introduction

1.1. Qui sommes-nous ?

VNV SA est une entreprise de droit suisse dont le siège social est situé à l’Allée des Défricheur 4 à 2300 La Chaux-de-Fonds en Suisse. VNV SA est immatriculée auprès du Registre du commerce sous l’immatriculation CHE-151.659.612.

VNV SA est notamment active dans le développement et l’exploitation d’application informatique, dans l’hébergement d’application et plus généralement, dans le consulting en matière d’informatique.

La présente déclaration de confidentialité concerne uniquement VNV SA.

VNV SA est joignable à l’adresse de courrier électronique suivante pour toute question ou réclamation en lien avec la présente déclaration de confidentialité : privacy@vnv.ch.

Dans la présente déclaration de confidentialité, nous vous informons sur nos méthodes de traitement des données. Nous vous expliquons quelles données nous traitons lorsque vous accédez à notre présence numérique, que ce soit sur ce site ou sur d’autres sites.

Nous accordons la plus grande importance à la protection de votre sphère privée et au respect de votre personnalité. En conséquence, nous traitons vos données à caractère personnel conformément à la loi.

1.2. Application de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité s’applique à VNV SA, ainsi qu’à ses clients et ses utilisateurs.

1.3. Données personnelles ?

Dans le cadre de nos activités, nous collectons, conservons, partageons et/ou traitons des données personnelles. Conformément à la loi applicable en matière de protection des données, nous sommes considérés comme le responsable du traitement des données personnelles que nous collectons, conservons et traitons.

Le terme « données personnelles » dans cette déclaration de confidentialité signifie les informations qui vous concernent et nous permettent de vous identifier, que ce soit directement ou lorsque nous les associons avec d’autres informations dont nous pourrions disposer. Vos données personnelles peuvent notamment inclure votre nom, vos coordonnées et des indications sur le moment où vous avez accédé à notre centre de données.

1.4. Destinataires

Les destinataires de la présente politique de confidentialité sont, entre autres, les clients de VNV SA, les utilisateurs de produits de VNV SA ou encore les candidats à des postes de travail auprès de VNV SA.

2. Collecte des données

Nous respectons votre droit à la vie privée et nous efforçons de protéger vos données personnelles conformément à la législation en vigueur sur la protection des données et, plus spécifiquement, au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne, de même qu’à la Loi sur la Protection des Donnés (LPD) suisse.

Dans cette déclaration de confidentialité, nous présentons les moyens par lesquels nous recueillons vos données, comment et à quelles finalités nous sommes susceptibles d’utiliser vos données personnelles, et à qui elles peuvent être divulguées par nous.

De plus, cette déclaration de confidentialité comprend des informations importantes sur vos droits en lien avec le traitement de vos données personnelles.

2.1. Sur qui collectons-nous des données ?

Dans le cadre de nos services, nous pouvons être amenés à recueillir les données personnelles de personnes suivantes :

  • Visiteurs accédant à notre centre de données ;
  • Contacts des clients ;
  • Contacts des fournisseurs et prestataires de services ;
  • Prospects susceptibles d’avoir un intérêt pour nos services ou montrant un tel intérêt ;
  • Candidats au recrutement ;
  • Visiteurs de notre site web.

2.2.  Quelles données collectons-nous ?

Nous pouvons collecter des informations vous concernant de différentes manières.

2.2.1.  Directement auprès de vous

  • Détails (notamment : nom ; prénom) sur les visiteurs que nous collectons auprès de vous, par exemple lors de l’accès à notre centre de données ;
  • Vos coordonnées, que vous nous fournissez dans le cadre d’une relation commerciale contractuelle ;
  • Informations personnelles (notamment : CV, lettre de recommandation, lettre de motivation ; certificat de travail) que vous nous fournissez en tant que candidat au recrutement ;
  • Informations personnelles que vous nous fournissez via le remplissage d’un formulaire sur le site web ;
  • Informations personnelles que vous nous fournissez à l’occasion d’un événement professionnel ou commercial.

2.2.2. Indirectement auprès de vous

  • Vos informations personnelles, que notre client nous fournit par contrat par exemple ;
  • Vos informations personnelles, que notre fournisseur ou prestataire de services nous fournit ;
  • Vos coordonnées collectées par des tiers, par exemple pour mettre à jour notre base de données.

2.2.3. Collecte et enregistrement de données

  • Informations que nous obtenons à partir de votre utilisation de notre site web, via l’utilisation de cookies ou d’autres technologies par exemple.
  • Nos serveurs web collecte et enregistre automatiquement tout accès dans un fichier journal temporaire. Les données spécifiques à l’utilisateur (telles les données d’identification du navigateur utilisé, le système d’exploitation de l’ordinateur utilisé, la quantité de données transmises, l’adresse IP, la date et l’heure de l’accès) et les données techniques (telles que le nom et l’URL de la page web de référence, la date et l’heure de l’accès au site Internet via un lien et le terme recherché en cas d’accès via un moteur de recherche) sont enregistrées et évaluées de manière anonyme. En d’autres termes, il n’y a pas de mise en relation entre les données collectées et une personne définie.
  • Sont notamment utilisés pour collecter des données les cookies, les journaux d’accès au site internet et les journaux d’accès aux applications.
  • La collecte automatique de donnée a pour but général de créer des statistique permettant l’amélioration nos services et la qualité de ceux-ci. Pour plus de détails concernant la collecte automatique des données nous renvoyons au chapitre 3 ci-après.
  • Les données collectées automatiquement mentionnées ci-dessus ne sont pas utilisées à d’autres fins que celles décrite dans le présent article, à moins que vous n’ayez de surcroît donné expressément votre consentement au traitement de vos données à d’autres fins dans le cadre de l’utilisation de certaines prestations ou que nous y soyons légalement tenus.

3. Finalités d’utilisation des données

3.1. Contacts des clients

Données personnelles Finalités
Vos coordonnées :
– Nom, prénom et entreprise
– Adresse email professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel
– Numéro de téléphone mobile professionnel
– Numéro de téléphone mobile personnel
Pour l’administration et la gestion de notre relation, notamment la facturation et le recouvrement de créances.

Pour garantir la performance de nos services contractuels, y compris leur configuration et leur mise en œuvre et tout autre objectif opérationnel.

Pour tenir à jour les informations dans nos systèmes.

À des fins marketing pour VNV exclusivement.

Pour traiter les éventuelles réclamations.

Pour établir, défendre et exercer nos droits.

3.2. Contacts des fournisseurs et prestataires de services

Données personnelles Finalités
Vos coordonnées :
– Nom et entreprise
– Adresse email professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel
– Numéro de téléphone mobile
– Numéro de téléphone personnel
Pour l’administration et la gestion de notre relation, y compris le paiement des factures.

Pour garantir la performance de nos services contractuels, y compris les tâches opérationnelles quotidiennes.

Pour tenir à jour les informations de contact dans nos systèmes.

Pour traiter les éventuelles réclamations.

Pour établir, défendre et exercer nos droits.

3.3. Prospects

Données personnelles Finalités
Vos coordonnées :
– Nom et entreprise
– Adresse email professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel
– Numéro de téléphone mobile
À des fins marketing pour VNV exclusivement.
Informations personnelles liées à l’entreprise, y compris la participation à des événements commerciaux, marketing ou webinaires Pour répondre aux besoins professionnels de clients potentiels que l’on contactera dans le futur.

3.4. Candidats au recrutement

Données personnelles Finalités
Vos coordonnées :
– Nom et prénom
– Adresse postale
– Adresse email
– Numéro de téléphone mobile
– Numéro de téléphone fixe
Informations de base utilisées lors de la procédure de recrutement puis, cas échéant, en cas de contrat de travail valablement conclu avec VNV SA.
Votre Curriculum Vitae et votre lettre de motivation Pour utilisation dans le cadre de notre processus de recrutement, puis, cas échéant, en cas de contrat de travail valablement conclu avec VNV SA.
Votre évaluation et toute autre information, le cas échéant Pour utilisation dans le cadre de notre processus de recrutement puis, cas échéant, en cas de contrat de travail valablement conclu avec VNV SA.

Pour traiter les éventuelles réclamations.

Pour établir, défendre et exercer nos droits.

3.5. Visiteurs de notre site web

Données personnelles Finalités
Vos coordonnées :
– Nom et entreprise
– Adresse email professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel
– Numéro de téléphone mobile
À des fins marketing pour VNV exclusivement.
Informations de géolocalisation électronique À des fins marketing pour VNV exclusivement.
Votre adresse IP et votre comportement de navigation Pour améliorer nos services et la qualité de ceux-ci.

Pour analyser votre comportement de navigation et créer un profil.

3.6. Bases juridiques de ces activités de traitement

  • Pour le traitement des données des visiteurs à des fins de sécurité, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime et leur acceptation expresse. Par intérêt légitime, l’on entend notamment l’amélioration de nos services et la qualité de ceux-ci, le marketing et la proposition de services futurs.
  • Pour le traitement des données personnelles des contacts de nos clients, fournisseurs et prestataires de services, nous nous reposons sur l’exécution d’un contrat avec le client, le fournisseur ou le prestataire de services qui a fourni les coordonnées, et nous nous appuyons sur notre intérêt légitime à utiliser les coordonnées.
  • Pour le traitement des données personnelles de nos contacts client à des fins marketing, nous nous appuyons sur notre intérêt légitime.
  • Pour le traitement des données personnelles de nos candidats au recrutement, nous nous appuyons sur le consentement, fourni par une action affirmative lors de la transmission de ces informations par les candidats à VNV SA.
  • Pour le traitement des données personnelles des visiteurs de notre site web, nous nous appuyons sur le consentement :
    • Nous effectuons un suivi du comportement (profilage) uniquement lorsqu’un visiteur a accepté l’utilisation de celui-ci.
    • Nous utilisons uniquement les informations de contact du visiteur à des fins de marketing, plus particulièrement les informations rentrées par le visiteur dans un formulaire de contact et lorsque le visiteur clique pour accepter dite utilisation.
  • Pour le traitement des données personnelles des prospects à des fins marketing, nous nous reposons habituellement sur notre intérêt légitime, sauf si la législation locale nous contraint à obtenir un consentement spécifique.
  • Par intérêt légitime, nous entendons de manière non exhaustive toutes les finalités exposées dans les tableaux des articles 3.1 à 3.6 ci-dessus.

4. Partage de vos données

Dans les situations répertoriées ci-dessus, nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles avec des tiers (par exemple, avec des clients, en leur fournissant les informations du registre d’accès au centre de données).

Nous pouvons partager les données personnelles que nous collectons au sein de notre groupe de sociétés dans la mesure où cela est nécessaire. Elles pourront donc être transmises à des collaborateurs du groupe (interne). Nous pouvons également solliciter des tiers pour nous aider dans nos opérations commerciales (externe).

Nous partageons uniquement des données personnelles avec des tiers qui assurent la mise en place de mesures de sécurité appropriées, afin que les activités de traitement répondent aux exigences du RGPD et de la LPD, et pour garantir la protection de vos droits individuels. Le cas échéant, nous devons nous assurer que des accords de traitement des données avec des tiers sont conclus, dans lesquels sont décrits l’objectif, la protection et la sécurité de vos données.

Les parties avec lesquelles nous pouvons être amenés à partager vos données personnelles, tel qu’indiqué plus haut, peuvent être situées dans des pays hors de l’Espace économique européen (EEE), et ces pays sont susceptibles de proposer un niveau moindre de protection des données que dans des pays membres de l’EEE.

Dans ce cas, il convient de s’assurer que des mesures appropriées sont prises pour garantir une protection adéquate de vos données personnelles conformément au RGPD et à la LPD. Plus spécifiquement, nous mettrons en place les boucliers de protection des donnés UE-É-U. (EU-US Privacy Shield) et Suisse-É.U. (CH-US Privacy Shield) en tant que mécanisme de transfert adéquat et, dans d’autres cas, nous appliquerons les clauses contractuelles types de l’UE.

Vos données personnelles et/ou profils ne seront pas loués ni vendus à des tiers sans votre consentement explicite préalable.

5. Durée de conservation des données

Vos données personnelles ne seront pas stockées plus longtemps que nécessaire relativement aux finalités de traitement (répertoriées au chapitre 3).

Nous stockerons plus longtemps les données personnelles uniquement si la loi nous y oblige ou si cela est nécessaire pour défendre nos intérêts en cas de procédures judiciaires (lors d’un litige, d’une procédure administrative ou d’une procédure pénale, par exemple).

5.1. Clients et fournisseurs et prestataires de services

Données personnelles Période de conservation
Vos coordonnées :
– Nom et entreprise
– Adresse email professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel
– Numéro de téléphone mobile
– Numéro de téléphone personnel
En général, 10 ans pour des raisons administratives et fiscales.

5.2. Prospects

Données personnelles Période de conservation
Vos coordonnées :
– Nom et entreprise
– Adresse email professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel
– Numéro de téléphone mobile
4 semaines après rétractation de votre consentement.

5.3. Candidats au recrutement

Données personnelles Période de conservation
Toutes les informations, y compris nom, adresse postale, adresse email, numéros de téléphones, curriculum vitae, lettre de motivation, certificat(s) de travail et évaluation(s) Si le candidat n’est pas recruté, 2 ans. Si le candidat est recruté, jusqu’à 5 ans après la fin de son contrat de travail.

5.4. Visiteurs de notre site web

Données personnelles Période de conservation
Vos coordonnées :
– Nom et entreprise
– Adresse email professionnelle
– Numéro de téléphone professionnel
– Numéro de téléphone mobile
4 semaines après rétractation de votre consentement.

6. Protection de vos données personnelles

VNV SA recourt à des mesures de sécurité techniques et opérationnelles appropriées afin de protéger au mieux les données à caractère personnel que conservons dans nos systèmes, situées dans nos locaux ou sur les serveurs d’un tiers désigné. Nous protégeons vos données personnelles contre la manipulation, la perte partielle ou totales et l’accès non autorisé de tiers.

Nous mettons en place les mesures administratives, techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir un niveau de sécurité approprié selon les risques spécifiques que nous avons identifiés. Nous protégeons vos données personnelles de la destruction, de la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé à des données personnelles transmises, stockées ou traitées. Nous avons spécifiquement pris les mesures suivantes :

  • Accès physique valide et basé sur les autorisations en vigueur ;
  • Accès aux réseaux et aux systèmes limité au personnel disposant de droits d’accès ;
  • Utilisateurs disposant de mots de passe uniques (gestion des mots de passe garantissant leur qualité) ;
  • Journaux d’événements consignant les activités des utilisateurs dans les systèmes de traitement des données ;
  • Authentification à deux facteurs pour l’accès à nos systèmes ;
  • Pare feux et systèmes de prévention des intrusions ;
  • Chiffrement du transit et du stockage, appliqué lorsque nécessaire ;
  • Formation obligatoire à la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information (PSSI), au RGPD, à la LPD et à la sécurité pour tous les employés.

Nous veillons en outre à ce que vos données personnelles soient exactes et à jour. Par conséquent, nous vous demandons de nous informer de tout changement apporté à vos données personnelles (comme par exemple un changement de vos coordonnées).

Dans l’hypothèse d’une brèche de sécurité, VNV SA s’engage à informer immédiatement les clients touchés par ladite brèche, dès sa découverte par VNV SA. Entre autres choses, VNV SA tiendrait informé les client des démarches entreprises, communiquerait immédiatement le moment de la brèche et informerait le client des données potentiellement touchées.

7.Vos droits et comment les exercer

7.1. Rectification, blocage et suppression/retrait du consentement

Conformément à la Loi suisse sur la protection des données, vous pouvez exercer les droits suivants sur les données que nous possédons vous concernant :

  • Vous pouvez demander des renseignements généraux sur l’enregistrement de vos données à caractère personnel
  • Vous pouvez demander à accéder aux données personnelles que nous possédons sur vous ;
  • Vous pouvez modifier ou supprimer des données personnelles inexactes, et compléter des données personnelles incomplètes ;
  • Vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles ;
  • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles ou obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles (y compris en ce qui concerne le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct) ;
  • Vous pouvez demander le transfert de vos données personnelles vers un autre responsable du traitement de données, ou les récupérer dans un format qui permettra ce transfert (« droit à la portabilité ») ;
  • Vous pouvez vous opposer à toute décision vous concernant prise exclusivement par un ordinateur ou fondée exclusivement sur tout autre traitement automatisé (profilage compris) ;
  • Vous pouvez déposer une plainte relative à l’utilisation de vos données personnelles auprès d’une autorité de contrôle.

En outre, conformément à l’art. 9 LPD, nous pouvons refuser ou resterindre la communication des renseignements demandés, voire en différer l’octroi si une loi au sens formel le prévoit ou si des intérêts prépondérants d’un tiers l’exigent.

7.2. Information de contact

Pour toute question, suggestion ou demande liée au traitement de vos données personnelles, vous pouvez émettre une demande spécifique par courrier ou par e-mail :

  • Adresse postale :

VNV SA

Allée des Défricheur 4
2300 Chaux-de-Fonds
Suisse

Adresse e-mail: privacy@VNV.ch.

8. Utilisation de cookies et autres technologies

Dans le cadre de notre activité, nous utilisons des cookies. Un cookies est un petit fichier texte comportant des petites suites de données (suite de chiffres et de lettres) qui ne peut effectuer aucune opération seul. Les cookies sont transmis par le serveur web à votre navigateur lorsque vous visitez un site web sur votre ordinateur ou votre terminal mobile. Les cookies sont alors enregistré sur votre ordinateur ou votre terminal mobile.

Il existe deux types généraux différents de cookies: les cookies temporaires et les cookies permanents. Nous utilisons, d’une part, des cookies temporaires qui sont automatiquement supprimés de votre terminal mobile ou ordinateur à l’issue de la session de navigation et, d’autre part, des cookies permanents. Ces derniers demeurent sur votre ordinateur ou terminal mobile pendant une période prolongée après la session de navigation. À l’issue de la durée programmée, ils sont automatiquement désactivés.

Dans le cadre de nos activités, nous utilisons également des plug-ins réseaux sociaux sur notre site web. Certains sont essentiels au fonctionnement de notre site web, tandis que d’autres permettent de vous offrir une expérience utilisateur améliorée.

8.1. Cookies fonctionnels

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site web et ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes. Généralement, ils sont uniquement configurés en réponse à vos actions constituant une demande de service, comme le paramétrage de vos préférences de confidentialité, l’identification ou le remplissage de formulaires.

Vous pouvez faire en sorte que votre navigateur bloque les cookies ou vous envoie des alertes à leur sujet. En revanche, cela peut empêcher certaines parties du site de fonctionner.

8.2. Cookies de performance

Ces cookies nous permettent de comptabiliser les visites et les sources du trafic, afin que nous puissions mesurer et améliorer les performances de notre site. Ils nous aident à savoir quelles pages sont les plus ou les moins visités, et d’observer le comportement des visiteurs sur le site.

Toutes les informations collectées par ces cookies sont regroupées et, par conséquent, anonymes. Si vous n’autorisez pas ces cookies, nous ne saurons pas que vous avez visité notre site.

8.3. Cookies de ciblage/profilage

Ces cookies sont utilisés pour le marketing et la publicité, et peuvent être intégrés à notre site par nos partenaires publicitaires. Ils peuvent être utilisés par nous-mêmes ou ces partenaires, dans le but d’établir un profil de vos centres d’intérêt et vous proposer ainsi du contenu et des publicités pertinents sur d’autres sites. Ils identifient de façon unique votre navigateur et votre appareil.

Si vous n’autorisez pas ces cookies, vous ne profiterez pas de nos publicités ciblées sur les différents sites web.

8.4. Sur notre site web

Sur notre site, nous utilisons les cookies suivants :

Cookie Type Période de conservation des données recueillies
VNV SA Fonctionnel 12 mois
Google Analytics Performance 24 mois

8.5. Gestion et suppression des cookies

Tous les principaux navigateurs Internet permettent de gérer les cookies installés sur votre ordinateur ou appareil mobile.

La plupart des navigateurs acceptent les cookies automatiquement. Dès lors, si vous ne voulez pas que notre site web place des cookies sur votre ordinateur ou appareil mobile, limitez-les ou supprimez-les facilement en paramétrant votre navigateur ou appareil mobile. En outre, vous pouvez faire en sorte que votre navigateur ou appareil mobile vous envoie une notification à chaque fois que vous recevez un cookie sur votre ordinateur ou appareil mobile, afin de pouvoir décider si vous l’acceptez ou non.

Lorsque vous désactivez certains cookies que nous utilisons, n’oubliez pas qu’il se peut que certaines parties de notre site web ne fonctionnent plus correctement, que certaines informations ne s’afficheront plus et que vous ne profitiez plus d’une expérience utilisateur optimale.

Vous trouverez des informations complémentaires sur l’utilisation de cookies sur le site web ci-après : www.allaboutcookies.org/fr/.

9. Modification de notre déclaration de confidentialité

Parfois, il peut être nécessaire que nous modifions notre déclaration de confidentialité, par exemple en raison de l’évolution de la technologie ou en cas de modification des dispositions légales. VNV SA se réserve donc le droit de modifier à tout moment la présente déclaration de confidentialité avec effet à une date ultérieure.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement notre site web sur lequel vous trouverez la version la plus récente de la présente déclaration de confidentialité. Vous pouvez également nous demander de vous envoyer un exemplaire de la version la plus récente de la présente déclaration de confidentialité.

La dernière mise à jour de la présente déclaration de confidentialité a été faite en : février 2020.

10. Droit applicable / for juridique

Dans les limites de la loi, tous les rapports juridiques entre VNV SA, ses clients et ses utilisateurs sont soumis au droit suisse.

Si l’une des clauses de la présente déclaration de confidentialité se révélait nulle ou inexécutable, entièrement ou partiellement, les autres clauses demeureraient valables.

Pour tout litige pouvant découler de la présente déclaration de confidentialité, le for juridique exclusif est à la Chaux-de-Fonds, Canton de Neuchâtel.

VNV SA
Allée des Défricheurs 4
2300 La Chaux-de-Fonds
SUISSE
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